Die Kasse entscheidet, wer geprüft wird. Den Rest übernimmt die Plattform.

Zielgruppe wählen

Die Kasse legt fest, wer geprüft wird.

Zur Auswahl stehen Stichproben, einzelne Leistungserbringer, Regionen, Pflegegrade, ein Versorgungszeitraum oder ein frei gesetzter Filter. Die Zielgruppe wird zur Kampagne gespeichert und bleibt damit reproduzierbar — auch ein Jahr später ist noch nachvollziehbar, nach welchen Kriterien diese 500 Versicherten ausgewählt wurden.

• Stichprobe über einen Versorgungsbestand
• alle Versicherten eines Leistungserbringers
• Region über die Postleitzahl
• Pflegegrad und Versorgungszeitraum

Daten übernehmen

Nur die Felder, die eine Prüfung wirklich braucht.

Pflicht sind Name, Anschrift, Leistungsbereich und Leistungserbringer. Geburtsdatum, Versichertennummer und Pflegegrad sind optional, eine interne Referenznummer nimmt VIDA-QS mit und gibt sie in jedem Bericht zurück. Diagnosen, Befunde oder Abrechnungsdaten übernimmt die Plattform gar nicht erst.

• CSV oder Excel mit Vorlage zum Herunterladen
• REST-Schnittstelle mit eigenem API-Schlüssel je Kasse
• manuelle Erfassung einzelner Versicherter
• Leistungserbringer samt Institutionskennzeichen ebenso importierbar

Kampagne konfigurieren und starten

Was der Versicherte bekommt, entscheidet die Kasse je Kampagne.

Fragebogen, Rücksendefrist, Versandart, Rückumschlag, Online-Beantwortung und Erinnerungen werden vor dem Start gewählt. Die Kostenübersicht rechnet die Auswahl sofort auf die Zahl der Prüfungen hoch, sodass der Preis der Kampagne vor der Freigabe feststeht. Eine Kampagne durchläuft Entwurf, Geplant, Aktiv, Pausiert, Beendet und Archiviert.

• Versandart: Economy, Standardbrief oder Einschreiben Einwurf mit Sendungsverfolgung
• portofreier Rückumschlag zuschaltbar
• Online-Beantwortung per QR-Code, Papierbogen oder beides
• Rücksendefrist und Erinnerungsschreiben

Dokumente erzeugen

Anschreiben und Fragebogen tragen Briefkopf und Logo der Kasse.

Zu jedem Versicherten erzeugt die Plattform eine eigene Vorgangsnummer, ein persönliches Anschreiben mit Logo, Absender und Ansprechpartner der Kasse, den Fragebogen des Leistungsbereichs und einen QR-Code, der genau diesen einen Vorgang bezeichnet. Das Anschreiben erklärt Anlass, Auftraggeber, Teilnahme, Frist und Datenschutz. Das ist keine Kosmetik: Post von der eigenen Kasse wird geöffnet und beantwortet, Post von einem unbekannten Dienstleister landet im Papierkorb — die Absenderfrage entscheidet über die Rücklaufquote. Alle Dokumente werden archiviert und bleiben zum Vorgang abrufbar.

• eigene Vorgangsnummer je Prüfung
• Logo, Absender und Kontakt der Kasse im Briefkopf
• QR-Code zur eindeutigen Zuordnung des Rücklaufs
• Erinnerungsschreiben aus derselben Vorlage

Versenden

Druck, Kuvertierung und Postlauf übernimmt VIDA-QS.

Die Kasse muss nichts drucken und nichts frankieren. Der Versandstatus jeder Sendung steht am Vorgang, Fehler beim Brieflauf erscheinen als Brieffehler in der Kampagnenübersicht statt still zu verschwinden. Beim Einschreiben Einwurf kommt eine Sendungsverfolgung dazu.

• Druck und Versand ohne eigenen Postlauf der Kasse
• Versandstatus je Brief
• Brieffehler sichtbar in der Kampagne

Antworten erfassen

Online über den QR-Code oder auf Papier zurück an VIDA-QS.

Der Versicherte scannt den QR-Code und beantwortet den Fragebogen ohne Registrierung; der Zugang gilt einmalig und läuft ab. Wer lieber schreibt, schickt den Bogen zurück. Die Rückläufe werden stapelweise gescannt, der Code auf dem Bogen ordnet jede Seite dem richtigen Vorgang zu, die Ankreuzfelder werden automatisch ausgelesen. Beide Wege landen in derselben Prüfung und derselben Bewertung.

• kein Konto, keine App, mobil bedienbar
• Papierrücklauf per Stapelscan mit automatischer Zuordnung
• unsichere Felder werden markiert, nie still entschieden
• jede Seite bleibt im Scan-Eingang nachvollziehbar
• in Planung: Antworten telefonisch durchgeben
• in Planung: Fragebogen in weiteren Sprachen

Automatisch bewerten

Zehn Regeln, eine Gewichtung, ein Risikoscore von 0 bis 100.

Bei jedem Antworteingang läuft die Regel-Engine: Lieferung nie erhalten, Lieferung unvollständig, falsche Produkte, unregelmäßiges Lieferintervall, widersprüchliche Angaben, Leistungserbringer unbekannt. Jede Regel hat ein Gewicht, die Summe ist bei 100 gedeckelt. Auch die Nichtantwort ist eine Regel — sie zählt aber erst, wenn die Rücksendefrist tatsächlich verstrichen ist, und wiegt so wenig, dass ein einzelner Nichtantworter unauffällig bleibt. Auffällig wird sie erst gehäuft bei einem Leistungserbringer.

• bis 20 Punkte: unauffällig
• 21 bis 40: beobachten
• 41 bis 70: manuelle Prüfung
• ab 71: hohe Priorität

Fall bearbeiten

Ab „manuelle Prüfung" entsteht automatisch ein Fall.

Der Fall trägt Aktenzeichen, Status, Priorität und Verantwortlichen. Antworten, Dokumente, Notizen, Statuswechsel, Zuweisungen und Eskalationen liegen in einer gemeinsamen chronologischen Fallakte. Aufgaben und Wiedervorlagen haben Fristen, überfällige werden rot markiert. Reicht die Zuständigkeit nicht, gibt eine dokumentierte Eskalation den Fall an Revision, Vertragsmanagement, Rechtsabteilung, Pflegeabteilung oder die Stelle zur Bekämpfung von Fehlverhalten ab.

• ein Fall je Prüfung, höchstens einer
• Aufgaben mit Frist und Verantwortlichem
• vollständige Historie statt verteilter Notizen
• Eskalation mit Grund und Zeitpunkt

Berichten und archivieren

Am Ende steht ein Ergebnis, das sich vorlegen lässt.

Rücklaufquote, Auffälligkeiten insgesamt und je Leistungserbringer, regionale Verteilung, Bearbeitungszeiten und Trends — als PDF für die Vorlage, als Excel für die Weiterverarbeitung, als CSV für die eigene Auswertung. Danach wird die Kampagne archiviert; Dokumente, Antworten und Fallakten bleiben erhalten.

• Ansicht und Export nutzen dieselben Daten
• PDF und Excel liefern alle Tabellen, CSV die gewählte
• CSV in einem Format, das Excel auf Deutsch richtig öffnet